Software de nómina electrónica para pymes en Colombia: qué exige la DIAN y cómo escoger
Un software de nómina electrónica genera y transmite a la DIAN el documento soporte de pago de nómina electrónica cada mes; muchos además liquidan la nómina, pero eso hay que confirmarlo en cada producto. Esta guía explica, con la norma enlazada, quién está obligado, en qué plazo y qué revisar antes de pagar una herramienta.
Respuesta corta
Si su empresa paga salarios y quiere que esos pagos cuenten como costo o deducción en renta, necesita generar y transmitir el documento soporte de nómina electrónica: cada mes, dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al que corresponde el pago o abono en cuenta. Puede hacerlo con un software propio o con uno contratado. Antes de pagar, compare cuántos empleados cubre el plan, si incluye las notas de ajuste y quién responde por el soporte.
Qué exige la DIAN: la nómina electrónica en cuatro puntos
- Qué es. Es un documento electrónico que «constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta» derivado de los pagos de nómina, y se genera por cada trabajador (definición de la Resolución DIAN 000013 de 2021, hoy compilada en la Resolución Única DIAN 000227 de 2025).
- Quién está obligado. Los contribuyentes del impuesto sobre la renta que hacen pagos por una relación laboral, legal y reglamentaria o a pensionados a su cargo, y que requieren soportar esos costos y deducciones (art. 4 de la Res. 13 de 2021, hoy art. 1.5.3.2.3 de la Res. 227 de 2025; normograma de la DIAN). Quien no es contribuyente de renta o no necesita soportar esos costos no está obligado, según el Oficio DIAN 901592 de 2021.
- Cada cuánto. Se genera «de forma mensual», aunque usted pague quincenal o semanal (hoy art. 1.5.3.2.2).
- Plazo. Se transmite, con sus notas de ajuste, «dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta» (hoy art. 1.5.3.4.1.1). La DIAN entiende que esos días son hábiles (Oficio DIAN 901476 de 2022).
Las notas de ajuste sirven para corregir errores aritméticos o de contenido de un documento ya transmitido; según el mismo Oficio 901476 de 2022, el error puede advertirse después del mes del pago: una vez conocido, la nota de ajuste se genera y transmite dentro de los diez primeros días del mes siguiente. La DIAN admite tanto un desarrollo propio como un software contratado con un proveedor (Oficio DIAN 902178 de 2021). El documento firmado necesita un certificado digital de una entidad acreditada ante la ONAC (anexo técnico de la resolución).
Qué revisar antes de pagar un software de nómina electrónica
| Punto | Por qué importa |
|---|---|
| Cobro por empleado | Buk, por ejemplo, cotiza según el número de colaboradores: pida a cada proveedor el precio con su planta real y con IVA. |
| Notas de ajuste | Si el plan no las incluye, corregir un error le cuesta tiempo o un cobro aparte. |
| Transmisión y validación | Confirme que el software transmite, le muestra si la DIAN validó o rechazó cada documento y guarda la constancia. |
| Seguridad social y PILA | Revise si conecta con la planilla de aportes o si le toca hacerla aparte. |
| Soporte en Colombia | Pregunte quién atiende cuando cambie una regla de la DIAN o falle una transmisión, y en qué horario. |
| Salida | Pida exportar la historia de nómina en Excel o CSV si un día cambia de proveedor. |
- Cobro por empleado
- Buk, por ejemplo, cotiza según el número de colaboradores: pida a cada proveedor el precio con su planta real y con IVA.
- Notas de ajuste
- Si el plan no las incluye, corregir un error le cuesta tiempo o un cobro aparte.
- Transmisión y validación
- Confirme que el software transmite, le muestra si la DIAN validó o rechazó cada documento y guarda la constancia.
- Seguridad social y PILA
- Revise si conecta con la planilla de aportes o si le toca hacerla aparte.
- Soporte en Colombia
- Pregunte quién atiende cuando cambie una regla de la DIAN o falle una transmisión, y en qué horario.
- Salida
- Pida exportar la historia de nómina en Excel o CSV si un día cambia de proveedor.
Opciones en Colombia
Buk
Precio por cotización · ejemplo del cotizador oficial: COP 1.158.355 al mes + IVA para 250 colaboradores
Plataforma de nómina y gestión humana que, según su página oficial, une «nómina electrónica y asistencia sincronizadas» y ofrece soporte local. No publica una lista fija de precios: su cotizador arma el plan según colaboradores, plan y módulos. La cifra de arriba es la que mostró el cotizador el 20 de octubre de 2026 sin tocar ninguna opción (250 colaboradores, plan y módulos por defecto); con su número real de empleados y los módulos que escoja, la cifra será otra.
- Nómina, nómina electrónica y módulos de gestión humana en un mismo sistema.
- Cotizador público para hacerse una idea antes de hablar con ventas.
- Sin precio fijo publicado: hay que cotizar.
- Puede quedarle grande a una empresa de pocos empleados que solo necesita la transmisión mensual.
Cotizar en la página oficial de Buk →Enlace normal a la página oficial de Buk: a la fecha de publicación no es enlace de afiliado y no nos genera comisión.
Otras que conviene cotizar
En Colombia también venden nómina electrónica, entre otras, Siigo, Alegra y Aleluya. En esta versión de la guía no comparamos sus precios porque no los verificamos con la misma fecha; ninguna nos paga comisión. Cotice al menos dos opciones con su número real de empleados.
Costos y restricciones que conviene revisar
- Precio que depende de la planta: en un cotizador por colaborador, como el de Buk, el precio cambia con el número de personas.
- IVA: el cotizador de Buk muestra el precio «+IVA».
- Sin sanción específica no significa sin riesgo: la DIAN ha dicho que bajo la Res. 13 no hay una sanción específica por no transmitir, pero sin el documento soporte el pago puede no aceptarse como costo o deducción (Concepto DIAN 11042 de 2024).
Elija según su caso
- Tengo pocos empleados y un contador externo: pregunte primero si el software de su contador ya transmite la nómina electrónica; puede salirle más barato.
- Tengo muchos empleados o turnos complejos: puede convenir evaluar un sistema que una asistencia y nómina, como Buk u otros.
- Ya uso un software contable: revise si tiene módulo de nómina electrónica antes de contratar otro.
Cómo hicimos esta guía
- Es una revisión documental del 20 de octubre de 2026: leímos la norma en el normograma de la DIAN y la página oficial y el cotizador de Buk. No probamos el software.
- De Siigo, Alegra y Aleluya no verificamos precios en esta versión; por eso solo los nombramos.
- La parte normativa se leyó en el normograma oficial de la DIAN y en doctrina DIAN publicada. Es información general: no reemplaza la asesoría de su contador.
Fuentes
- Resolución Única DIAN 000227 de 2025 y Resolución DIAN 000013 de 2021 en el normograma, consultadas el 20 de octubre de 2026.
- Buk, página oficial y cotizador de precios, consultados el 20 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Quién está obligado a la nómina electrónica en Colombia?
Los contribuyentes del impuesto sobre la renta que pagan nómina o pensiones a su cargo y necesitan soportar esos pagos como costo o deducción. Quien no es contribuyente de renta no está obligado, según la doctrina de la DIAN.
¿Hasta cuándo se transmite la nómina electrónica?
Dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta. La DIAN entiende esos días como hábiles (Oficio 901476 de 2022).
¿Cómo se corrige una nómina electrónica ya transmitida?
Con una nota de ajuste, el documento electrónico previsto para corregir errores aritméticos o de contenido. Según la DIAN, una vez conocido el error, la nota se transmite dentro de los diez primeros días del mes siguiente.
¿Puedo hacer la nómina electrónica sin pagar un software?
La DIAN admite un desarrollo propio o un software contratado. Algunos programas contables la incluyen; revise el suyo y consulte en el portal de la DIAN si hay una opción gratuita que le sirva antes de pagar otro (esa opción no la verificamos para esta guía).
¿Cuánto cuesta un software de nómina electrónica?
Depende del proveedor. Buk, por ejemplo, cotiza por número de colaboradores, plan y módulos; pida siempre el precio con IVA y con su planta real.